Odpowiedź na interpelację w sprawie odpłatności za sporządzenie dokumentacji płacowej z zasobów archiwalnych
Szanowny Panie Marszałku! W związku z Pana pismem (SPS-0202-6354/04) z dnia 30 stycznia 2003 r. dotyczącym udzielenia odpowiedzi na interpelację Pana posła Andrzeja Grzesika w sprawie odpłatności za sporządzenie dokumentacji płacowej z zasobów archiwalnych uprzejmie informuję, że opłaty za sporządzenie kopii lub odpisu dokumentacji osobowej i płacowej pobierają wyłącznie podmioty przechowujące tę dokumentację, które nie są pracodawcami osób ubiegających się o wydanie kopii lub odpisu dla celów emerytalno-rentowych. Podstawę prawną do pobierania opłat przez przechowawców dokumentacji stanowi art. 51o ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2002 r. Nr 171, poz.1396) oraz rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 14 lipca 2003 r. w sprawie określenia maksymalnej wysokości opłat za sporządzenie odpisu lub kopii dokumentacji o czasowym okresie przechowywania (Dz.U. Nr 135, poz.1270), które jest aktem wykonawczym do wspomnianej ustawy. Przytoczony przez Pana posła Andrzeja Grzesika art. 121 ust.1 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. Nr 162, poz.1118 z poźn. zm.) stanowi, że wyciągi z akt stanu cywilnego, zaświadczenia wydawane w celu ustalenia uprawnień do świadczeń oraz pisma o wydanie tych dokumentów są wolne od opłat. Pragnę zauważyć, że podmioty przechowujące dokumentację osobową i płacową byłych pracodawców nie wydają zaświadczeń, a jedynie kopie i odpisy dokumentów, pobierając opłaty za ich sporządzenie, a nie za wydanie zaświadczenia. Art. 121 ust. 2 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych dotyczy zwolnienia od wszelkich opłat, ale chodzi tam o opłaty uiszczane w postępowaniach o przyznanie świadczeń emerytalnych i rentowych. Tymczasem opłaty z art. 51o ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach nie są uiszczane w ramach postępowań o świadczenia emerytalno-rentowe, lecz są wynagrodzeniem, które pobiera przechowawca (najczęściej przedsiębiorca) przechowujący dokumentację osobową i płacową pracodawców. Reasumując, należy stwierdzić, iż między art. 51o ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz wydanym na jego podstawie rozporządzeniem a art.121 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych nie ma sprzeczności. Wymienione przepisy regulują różną materię. Uprzejmie proszę o przyjęcie powyższych wyjaśnień. Z poważaniem Sekretarz stanu Michał Tober Warszawa, dnia 13 lutego 2004 r.